Las citas canceladas son una gran pérdida de recursos y tiempo que, además afecta al coste de oportunidad perdido y a las finanzas de los centros médicos. En este año marcado por la pandemia, la estadística de cancelaciones de citas concertadas en centros médicos, se ha visto incrementada con respecto a la media de otros años. Los datos analizados nos permiten afirmar que los más de 400 centros que gestionan sus citas a través de nuestro sistema de notificación interactiva han recuperado más del 80% de las citas canceladas.
Conclusiones de nuestro «Libro blanco de gestión de notificaciones en centros médicos de este 2020»
- La inasistencia a las citas médicas en España se sitúa de media en el 20%.
- Se calcula unas pérdidas de alrededor de 3 millones de euros al año por centro hospitalario.
- Los más de 400 centros que disponen de notificación interactiva ( SMSBoomerang) han recuperado alrededor del 80% de las citas.
Así hemos recuperado más del 80% de citas canceladas o no presentadas, con nuestros sistema interactivo de notificación de citas por sms para centros médicos ( Ver demo gratuita del sistema )
Cómo recuperar citas canceladas
- Sincronizar unidades informáticas con la notificación.
- Habilitar la posibilidad de cancelación en recordatorio.
- Ofrecer redirección a cita online para las citas que cancele el paciente.
- Recordando la cita en periodos de forma sistemática y pedir confirmación de acto de presencia
- Pautas a enviar en el mensaje de cita : incluir enlace hacia una página en la que el paciente tiene las siguientes opciones:
-Confirmar cita
-Anular cita
-Solicitar cita en una nueva fecha que el personal del centro gestionará
-Llamar directamente al centro médico para hablar con su personal
Las citas canceladas son uno de los principales talones de Aquiles de los centros médicos.
Los centros rescatan cada año una media de 3 millones gracias a la recuperación interactiva de la cita. La cita cancelada, además suele implicar cambio de centro médico por cercanía o desistimiento.
Cuánto pierden los centros a causa de las citas canceladas ( Estudios)
La Agencia Sanitaria Costa del Sol realizó un estudio para medir cuál era el coste económico que el absentismo de los pacientes le suponía en los tres centros médicos que conforman la agencia. Durante 12 meses, y con una inasistencia que alcanzaba el 14% (400.700 citas abandonadas), las pérdidas económicas superaban los 3 millones de euros.En un estudio realizado durante solo cinco días en el Complejo Hospitalario Universitario de Albacete (CHUA), y en el que se alcanzó un 15% de absentismo en las citas de las consultas externas especializadas, se aprecia que la pérdida económica durante esos cinco días asciende a casi 42.000 euros. Realizando una extrapolación anual, se puede apreciar que el coste que supone el absentismo al CHUA cada año supera los 3,5 millones de euros. La cifra de citas canceladas incluso llega a superar el 20% en algunos lugares del país. El absentismo a las consultas médicas perjudica al resto de pacientes que se encuentran en lista de espera y ven ralentizada su atención. Mientras que otros pacientes dejan el hueco vació de una cita que ellos podrían usar. Perjudica también a los trabajadores de los centros sanitarios, que se encuentran con horas muertas que no pueden usar para tratar a otros enfermos. Pero el mayor perjuicio que se produce, y que nos afecta a todos de forma indirecta, es el económico.
Coste de la cancelación de citas
¿Porqué cambian o cancelan la cita ?
Cuando un paciente no acude a una cita médica sin previo aviso genera una serie de contratiempos en el centro sanitario, ya que se desaprovechan los recursos humanos, tanto administrativos como clínicos y se aumentan las listas de espera. Estos son los motivos:
- Imprevistos de última hora.
- Olvido de citas programadas con días o semanas de antelación.
- Confusión sobre la fecha/hora
- Dificultad para contactar con el centro telefónicamente.
- Resolución de los síntomas.
Distintos estudios señalan que la inasistencia a las citas médicas en España se sitúa entre el 12 y el 19%, lo que supone un grave problemas que las organizaciones sanitarias deben paliar. Para que los pacientes sean conscientes de esta problemática, hay que hacerles saber que los centros de salud necesitan su colaboración para gestionar adecuadamente los recursos sanitarios, pero al mismo tiempo hay que facilitarles un canal sencillo para que puedan confirmar o cancelar una cita.
Beneficios de optimización de recursos sanitarios a través de SMS
- Es el canal más seguro
- El 89% abren el SMS en los primeros minutos
- En el primer minuto se recupera hasta un 8% de la cancelación
- El sistema consigue un 95% de interacción
El SMS se ha revelado como el canal más seguro y eficaz para llegar a la población dado que el teléfono móvil está totalmente integrado en nuestro día a día. La efectividad del SMS es comparable al de las llamadas telefónicas, pero con un coste mucho menor.
El 89% de los usuarios abren un SMS en los primeros minutos. Enviando un recordatorio se consigue recuperar un 7,8% de las citas.
En el caso de un centro de salud en el que se ha tomado una muestra en un espacio concreto de tiempo, de 2861 mensajes con recordatorio de citas enviados empleando el servicio SMBoomerang para la gestión de citas médicas, 2712 receptores interactuaron con el enlace, lo que supone un 94,79% de interacción.
Un 4,68% de los pacientes (127), comunicaron la cancelación de cita con tiempo suficiente para que el centro pudiera optimizar la agenda y un 2,32% de ellos (63), solicitaron modificarla, con lo que su turno se ocupó con otro paciente y se reprogramó una nueva en la fecha requerida por el cliente.
Cómo funciona SMSBoomerang
SMSBoomerang es un recordatorio de cita por SMS que 160World pone a disposición de los centros médicos para ayudar a realizar una gestión de sus citas mucho más efectiva, disminuyendo el absentismo.
Mediante un SMS, los clientes serán informados de que en 24-48 horas tienen una cita médica en su clínica a la que acudir. SMSBoomerang acompañará dicho mensaje con un enlace hacia una página diseñada para móviles en la que el paciente tiene las siguientes opciones:
-Confirmar cita
-Anular cita
-Solicitar cita en una nueva fecha que el personal del centro gestionará
-Llamar directamente al centro médico para hablar con su personal
El paciente puede elegir la opción que mejor le convenga en ese momento. SMSBoomerang envía en tiempo real al centro sanitario la información que el usuario ha proporcionado, ayudando a cuadrar agendas y anticiparse a las posibles ausencias.
Los beneficios de implementar un sistema de gestión de citas como SMSBoomerang en el sector sanitario están sobradamente demostrados. Es económico, con planes que se adaptan a las diferentes necesidades; ahorra costes, permite optimizar los recursos humanos con tareas más productivas y aporta valor a la compañía, se empodera al paciente puesto que se sienten parte del proceso, es accesible y realmente sencillo de utilizar.
Puedes comprobar cómo funciona enviándote un SMS a través de esta demo que recrea un escenario real: VER DEMO
En este vídeo explicativo se resume gráficamente cómo funciona SMSBoomerang:
La cancelación de citas supone pérdidas millonarias
REPROGRAMACIÓN DE CITAS EN TIEMPOS DE PANDEMIA
La crisis sanitaria provocada por el COVID-19 ha hecho que los centros médicos, desde consultorios o clínicas hasta hospitales, se hayan visto en la necesidad de disminuir el número de citas ya programadas con los pacientes para atender a los enfermos por coronavirus.
También se está dando el caso de pacientes que acuden a una cita prevista por presentar síntomas de COVID cuando aconseja quedarse en casa, si su estado no es de gravedad, para prevenir una mayor expansión de la enfermedad.
Ante lo complicado de la situación y el colapso de los organismos sanitarios se ha visto que poder reprogramar de manera eficaz todas estas citas pospuestas ha sido, y sigue siendo, uno de los grandes retos a los que se enfrenta el sector de la salud en la actualidad.
El servicio SMSBoomerang de 160World, a través del módulo de reprogramación, cumple la doble función de informar al paciente que una cita prevista para una fecha determinada ha sido cancelada y no se podrá celebrar, así como la propuesta de una nueva cita, con una nueva fecha y hora, que el paciente deberá confirmar o rechazar si no pudiera acudir.
El formulario que se envía al usuario es personalizable para cada centro, que puede adaptarlo con su imagen corporativa. La información recogida se envía al centro médico en tiempo real, clave para una rápida reprogramación de la cita, evitando tiempos de demora y colapsos en las salas de espera. En definitiva, se trata de una solución que ofrece muchas ventajas competitivas para el centro y personal sanitario, y beneficia a su vez la calidad de la atención al paciente.
